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Gestão de projetos: uma ferramenta eficiente para a entrega de resultados, por Agenor Krysa
Gestão de projetos: uma ferramenta eficiente para a entrega de resultados, por Agenor Krysa

Agenor Felipe Krysa
Graduado em Administração de Empresas
Especialista em Gestão Pública
MBA Gestão Estratégica e Financeira
Mestre em Administração de Empresas

 

Projetos existem desde a antiguidade das civilizações. Um dos mais significativos foi a construção das pirâmides do Egito. Imaginem o esforço em organizar os recursos necessários, as tarefas e funções de cada trabalhador, e além disto, cuidar para que o projeto seja entregue no prazo, com as especificações e detalhes de uma das grandes maravilhas do mundo, é sem dúvida um desafio do tamanho da beleza destas obras.

Nas organizações, as atividades são movidas por resultados e para atingi-los possuímos muitas vezes recursos limitados e competências específicas que nos ajudarão a chegar aonde queremos. Estas atividades movem nossos dias e nos desafiam a buscar sempre a superação para atingir os resultados que precisamos entregar.

Ainda assim, além da grata satisfação de entregar um resultado, atingir uma meta ou objetivo, surgem no meio do caminho outros elementos fundamentais para as empresas: os fatores de eficiência e competitividade. Isto quer dizer que precisamos fazer antes, fazer mais com menos recursos e com resultados mais significativos. Para tal, a competência de planejar as ações e organizar o caminho para atingir os resultados que desejamos com os recursos adequados é um dos grandes fatores de competitividade dos profissionais, ou seja, a competência em fazer gestão de projetos é um diferencial de mercado.

Um projeto é uma ação com um objetivo claro que deverá ser atingido dentro de um prazo determinado, contando com uma quantidade limitada de recursos (humanos, financeiros e materiais), que precisam ser utilizados de forma a atingir o que foi proposto. Quando construímos um projeto sobre a perspectiva de uma ação podemos incluir diversas atividades como projetos, podendo ser, por exemplo, a organização de um almoxarifado, de uma festa, de uma viagem, de uma compra, da mudança de um setor dentro da empresa, ou ainda, uma ação entre os alunos da faculdade. São diversas as ações em que podemos utilizar os princípios da gestão de projetos para nos ajudar a ser mais eficientes e produtivos por meio do seu gerenciamento.

O gerenciamento do projeto é o processo por meio do qual buscamos clarificar o caminho para atingir os objetivos de forma eficiente. Este caminho precisa ser construído em etapas e desenvolvido a partir de uma visão integradora com todas as áreas e pessoas envolvidas, para que ao iniciar sua execução tenhamos o máximo desempenho possível.

O início do projeto se dá pela análise e reflexão sobre os seus objetivos, gerando um entendimento claro sobre o projeto e suas implicações. Esta fase chamamos de escopo. No escopo são definidos os elementos que permitirão a construção das demais ações, sendo assim, a base da construção do projeto.

A segunda fase é o planejamento, a hora de definir o que deve ser feito, como deverá ser feito e com quais recursos será feito. O planejamento tem como objetivo criar um plano, definindo as tarefas de forma objetiva e os recursos necessários para a sua realização, e também, organizar o cronograma de execução que permitirá a organização do espaço temporal para a realização do projeto.

Após a construção do escopo, do planejamento das tarefas e da definição do cronograma, o próximo passo então é a fase de execução. A execução consiste em realizar as tarefas planejadas de forma ordenada conforme estabelecido no cronograma. Nesta fase, a ação de monitoramento é constante, e deverá ser feita em todos os sentidos possíveis da palavra. Monitorar a realização do projeto consiste em verificar se a utilização dos recursos é feita de forma adequada e seguindo o que foi planejado, se o prazo para o cumprimento das tarefas está sendo respeitado ou precisa de ajustes, etc.

A ação de monitoramento tem como objetivo principal apontar para a eficiência e para a necessidade de ajustes que permitam o atingimento do objetivo definidos no escopo. Por fim, a última fase é o encerramento do projeto, que permitirá refletir sobre a sua realização, dificuldades e aprendizados, gerando assim um momento especial de aprendizagem e disseminação de práticas positivas e negativas que ocorreram durante o projeto.

A gestão de projetos poderá contribuir de forma bastante positiva para o seu desempenho, gerando vantagens a partir de uma visão sobre o processo e tarefas, a utilização adequada e eficiente dos recursos, e o controle e monitoramento sobre as atividades de entrega, oportunizando ganhos em eficiência e produtividade.

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